Пишите
info@delopolis.ru

Приезжайте
Москва, 3-ий Павловский переулок, д.1, офисный центр «ЗВИ» См. Контакты

Звоните

(495) 787-69-14
(495) 545-09-43

Внутренний аудит кадрового делопроизводства как инструмент повышения качества управления персоналом организации

Внутренний аудит кадрового делопроизводства как инструмент повышения качества управления персоналом организации

Внутренний аудит кадрового делопроизводства как инструмент повышения качества управления персоналом организации

Кадровое делопроизводство деятельность организации, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование кадровых документов. При этом качественное ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решать несколько задач:

  • документальное оформление трудовых отношений, формализованность кадровых процедур в организации;
  • создание организационно-правовых основ трудовой деятельности и взаимоотношений работника и работодателя путем четкой регламентации их прав и обязанностей;
  • построение системы управления персоналом, позволяющей оптимальным путем достигать целей организации;
  • формирование основы для цивилизованного разрешения трудовых споров.

 

Большинство кадровых документов содержит социально-значимую информацию, которая играет важную роль в жизни конкретного человека и может потребоваться на протяжении всей его жизни. Вся эта информация необходима для осуществления человеком права на образование, труд, пенсионное обеспечение и т. п. Именно поэтому законодательство Российской Федерации обязывает работодателей всех организаций независимо от формы собственности документировать трудовые взаимоотношения с работниками и предъявляет к ведению кадровой документации повышенные требования, а само ведение контролируется сотрудниками Государственной инспекции труда.

 

Аудиты представляют собой эффективный инструмент определения того, насколько система менеджмента организации соответствует заданным критериям, способствуют выявлению несоответствий, отклонений, потенциальных рисков и дают ценную информацию для понимания и анализа деятельности организации как для руководителя, так и для владельца организации. Внешние и внутренние аудиты оценивают уровень функционирования и результативности системы менеджмента, выявляют лучшие практики организации и управления, которые могут быть перенесены на другие направления и сферы деятельности. Необходимость проведения внутренних аудитов (самооценки) регламентируется «ГОСТ Р ИСО 9004-2010. Национальный стандарт Российской Федерации. Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества» (утв. и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 23.11.2010 № 501-ст).

 

Общие требования и принципы к организации внутренних аудитов (самооценки) представлены в «ГОСТ Р ИСО 19011-2012. Национальный стандарт Российской Федерации. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента» (утв. и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 19 июля 2012 г. N 196-ст).

 

Соблюдение этих принципов является необходимым условием для предоставления объективных заключений по результатам аудита и позволяет специалистам, работающим независимо друг от друга, приходить к аналогичным заключениям при одних и тех же обстоятельствах.

 

При проведении аудита выделяются несколько этапов:

  1. Подготовительный этап. Составление локальных нормативных актов, регламентирующих проведение внутреннего аудита (положения, приказа, программы), в которых определяются цель и задачи, вид и способ проверки, сроков проведения, ответственные лица, ресурсы, разрабатывается план проведения; порядок и сроки исправления ошибок, выявленных в ходе внутреннего аудита, а также лиц, ответственных за это.
  2. Организационный этап. Сбор информации, в ходе которого проводится проверка кадровой документации, организация текущего и архивного хранения кадровой документации. Обработка данных, в ходе которых полученная информация формализуется в виде аналитических таблиц (диаграмм, схем, графиков), а полученные результаты сравниваются с показателями по отрасли, других организаций, по годам или с результатами предыдущих аудитов.
  3. Итоговый этап. Анализ, обобщение и представление результатов, в ходе которых: проводится подготавливается итоговый отчет или акт о результатах аудита, включающий в себя предложения по совершенствованию управленческих процессов, а также оценка эффективности самого аудита.
  4. Использование результатов аудита.

 

Необходимость проведения в организации внутреннего аудита кадрового делопроизводства возникает в следующих случаях (что и определяет его основную цель):

  • необходимо оценить степень соответствия оформления и ведения кадровой документации законодательству и локальным нормативным правовым актам в текущем состоянии или при изменении соответствующего законодательства,
  • необходимо регулярно контролировать деятельность обособленных структурных подразделений, самостоятельно ведущих отдельные участки или полный цикл кадрового делопроизводства;
  • ожидается плановое проведение проверки организации Государственной инспекцией труда;
  • в организации происходит смена работников, занимающихся кадровым делопроизводством.

 

Выделяют следующие задачи внутреннего аудита:

  • проверка и оценка соблюдения законодательства сотрудниками службы управления персоналом при оформлении кадровой документации;
  • оценка соответствия действий сотрудниками службы управления персоналом установленным правилам и процедурам;
  • оценка эффективности системы кадрового документооборота организации;
  • соблюдение требований при обеспечении конфиденциальности информации, защите персональных данных при текущем и архивном хранении кадровой документации;
  • выработка предложений, рекомендаций по оптимизации кадрового документооборота организации.

 

По количеству проверяемых документов:

  • сплошной аудит кадровой документации, при котором проверке подвергается вся кадровая документация за определенный период;
  • выборочный аудит кадровой документации, при котором анализируется часть кадровой документации по видам документам, годам, структурным подразделениям, группам сотрудников.


Аудит кадрового делопроизводства стоит поручить специалисту или группе специалистов, которые обладают образование, опытом работы и профессиональной компетентностью в сфере трудового права и кадрового делопроизводства.

 

В процессе проведения аудита можно выявить и сразу устранить недочеты по ведению кадровой документации.

 

На этапе использовании результатов внутреннего аудита могут быть приняты следующие управленческие решения:

  • направить специалистов, занимающихся кадровым делопроизводством на курсы повышения квалификации;
  • провести обучение для всех сотрудников организации по темам «Кадровые документы: их предназначение, требования к заполнению и хранению», «Как написать заявление», «Как обеспечить сохранность официальных личных документов»;
  • улучшить организационные и технические условия по обеспечению конфиденциальности данных, содержащихся в документах (персональных данных работников), а также по хранению текущих и архивных документов;
  • перейти на электронный документооборот.

Главное назначение кадрового делопроизводства на современном этапе – это закрепление гуманистических принципов управления человеческими ресурсами и придание трудовым отношениям большей прозрачности, при соблюдении которых сотрудники чувствуют уверенность в защите своих трудовых прав, что повышает доверие между руководителем и трудовым коллективом.


 

Директор по персоналу

Финанс-студии для бизнеса «Делополис»

 

Анастасия Рудко

 

31 января 2017 года

Возврат к списку

Версия для печати
Руководителям и собственникам бизнеса


хлопушка.jpg


ау.jpg

Наши клиенты и проекты
ООО «КЕЙСТОУН ПРОДАКШН»
ООО «КЕЙСТОУН ПРОДАКШН»
Телесериал «КУХНЯ»
ЗАО «Группа Медиа Артс»
Телепрограмма «Формула любви»
ООО «Русский пионер»
Звезды и мистика с Константином Крюковым
ООО КГ «Личный капитал»
Телепрограмма «Кино в деталях»
ООО «ОупенСпейс»
Художественный фильм «О чём говорят мужчины»
ООО «Клуб английского языка»
Художественный фильм «Zолушка»
ООО «Кинокомпания «Квадрат»
Телепрограмма «Нереальная политика»
ЗАО «Объединенная Транспортная Компания»
Телепрограмма «Самый умный»
BORK
Телепрограмма «Хорошие шутки»
ООО «Хорншух РУС»
Художественный фильм «О чём ещё говорят мужчины»
Художественный фильм «День радио»
Художественный фильм «День радио»
ЗАО «ДТВ-МА»
ЗАО «ДИЗАЙН СТУДИЯ «ВАЗАРИ»
Сеть кинотеатров «Каро Фильм»
ООО «Полимер-Хеми»
ООО «РОМФАРМА»
ООО «КРЭС»
Телепрограмма «Картина маслом»
ЗАО «Органик Филмз»
Телепрограмма «Настроение с Евгением Гришковцом»
ЗАО «Хюксо»
ООО «Шалтай-Болтай»
Телепрограмма «Своя правда»
Театр Квартет И
ООО Мясокомбинат «Очаково»
ООО «Киностудия «Слово»
ООО ПК «АНДИ Групп»
Художественный фильм « В спорте только ДЕВУШКИ»
ООО «СТРОТО»